Implementar software administrativo es en realidad una tarea bastante amplia. Es tan extensa como áreas administrativas tenga un empresa. Existe un software para administrar la contabilidad, para administrar el recurso humano, para administrar recursos muebles e inmuebles, para administrar las finanzas, etc.

Aunque existen algunas similitudes entre la misma área en diferentes compañías, no siempre una solución es la ideal para todas las empresas. Dependiendo de su objeto social las áreas de diferentes empresas tienden a funcionar de una forma diferente también.

Aún así, muchos de los encargados de la elección del software administrativo suelen adquirir una solución que no está hecha a la medida. Éste es simplemente el punto de partida para diferentes problemas que se presentan antes de elegir un software administrativo.

Por esa razón queremos darte en este contenido cinco problemas frecuentas antes de implementar software administrativo.

1. Un solo software administrativo no funciona para todos los casos.

Aunque para algunas pequeñas empresas soluciones livianas pueden resultar en una ayuda, no es el caso para todas las empresas, especialmente para las empresas grandes. Diferentes tipos de compensación, diferentes proveedores, diferentes formas de pago hacen literalmente la diferencia.

Así mismo los regímenes impositivos suelen cambiar en la medida que las empresas crecen lo que genera cambios en la contabilidad. Los cambios macroeconómicos suelen afectar directamente la operación e imprevistos como lo sucedido con el Covid-19 hacen necesaria la planeación de escenarios de acción.

2. Implementar software administrativo que no puede crecer con tu empresa.

Puede que en el presente una solución genérica pueda ayudar a la empresa a mejorar sus procesos, pero ¿seguirá sirviendo en unos meses o años?, ¿tendrá el mismo costo o tendrás que pagar más?, ¿tendrás que hacer una nueva inversión en instalación o conexión con nuevo software?

Por esta razón debes conocer de antemano los costos ocultos así como los costos futuros de cada software administrativo que adquieras para tu empresa. Con esto no estamos diciendo que pagar por software esté mal, lo que decimos es que debes elegir con cautela.

Esto es sabido por todas las empresas de software, es por esta razón que muchas adoptan un modelo “freemium”. Este modelo permite a la empresa utilizar el software con ciertas restricciones hasta que el cliente crece y por ende debería poder pagar por su uso.

El problema oculto de estos servicios es que mucha infraestructura operativa está enfocada en conseguir clientes para ese servicio freemium. Pero muy poca en atender bien a los clientes que deciden pagar más.

3. Tiempos de implementación.

El software administrativo requiere algunas configuraciones previas para adaptarse perfectamente a la operación de tu empresa. Por esta razón su implementación suele tomar cierto tiempo, tiempo que aumenta entre más grande sea la empresa.

Así mismo, asegúrate de tener acompañamiento durante la implementación. Muchas soluciones requieren que alguien de la compañía se capacite para hacer el proceso, lo que resulta en tiempo adicional perdido (capacitación + implementación).

4. Falta de experiencia en tu rubro o país.

Aunque la tecnología permite que nuevo software llegue constantemente al mercado, existe una razón por la que las marcas con más trayectoria son las preferidas. Implementar y hacer actualizaciones y mantenimiento es una labor que requiere experiencia. Requiere conocimiento por parte del equipo del proveedor sobre tu industria. Aunque sea posible que no sientas la diferencia de la experiencia al usar un nuevo software, seguro la sentirás al implementar.

5. Soporte deficiente.

Hoy en día existen muchos canales de comunicación e información que ayudan a reducir costos. Muchas empresas de software los usan para subir artículos y videos de soporte que en muchos casos no resuelven tus dudas. Aunque las preguntas frecuentes suelen ser respondidas, preguntas específicas de tu empresa muchas veces necesitan una persona asistiéndote.

De igual forma, buscar por diferentes artículos o videos la respuesta que estás buscando resulta un trabajo tedioso. Cuando cuentas con soporte personalizado estás a una llamada de distancia de resolver cualquier duda.

Ahora, tienes mejores bases para escoger el software administrativo ideal para tu compañía. Para saber más sobre cómo elegir el software ideal te recomendamos este artículo. Si requieres una asesoría personalizada te invitamos a llenar el formulario que encuentras al final de esta página.

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