Cómo elegir software administrativo acertadamente es quizá una de las decisiones más importantes que puedes hacer hoy por hoy. Un software administrativo puede mejorar sustancialmente la productividad y la rentabilidad de tu compañía.

Por eso quisimos escribir este artículo donde encontrarás algunos consejos.

Cómo elegir software administrativo a tu medida.

1. Define el alcance actual y futuro.

El caso es diferente según cada compañía, el tamaño, la industria, la facturación, los proveedores, cada aspecto influye. Como mencionamos en nuestro artículo anterior existe un software administrativo prácticamente para cada área de una empresa. Dependiendo de tu objeto social una de estas soluciones puede ser suficiente. Sin embargo, es común que los datos de un área sean útiles para otra y esta comunicación puede mejorar su funcionamiento.

Por esta razón es importante definir qué alcance tendrá el software que estás a punto de adquirir. ¿Debe conectarse con las área de contabilidad, facturación y planeación o una sola solución es suficiente para toda la operación de la compañía? ¿Este alcance será el mismo en 1, 3, 5 o 10 años o puede cambiar? Si cambia, ¿qué tanto podrá cambiar? Esta última pregunta nos lleva al segundo punto.

2. ¿Cómo elegir software administrativo escalable?, preferiblemente de un sólo proveedor.

Definimos el alcance de la implementación para saber cómo funcionará el software en el corto plazo. En el largo plazo sabemos que el alcance seguramente cambie y que la empresa debería crecer.Por eso es importante que el software administrativo que vas a adquirir pueda crecer junto a tu empresa.

Si tu planta de empleados aumenta, ¿puede el software soportarlo?. Si abres una nueva línea de negocio ¿puede el software configurarse con facilidad y compartir datos con las áreas involucradas?

La escalabilidad es una característica necesaria en todo software y presente en la mayoría de los programas actuales. Sin embargo este crecimiento puede representar algunos costos adicionales, por los que te recomendamos preguntar.

3. Pregunta siempre por los tiempos de implementación y capacitación.

La adquisición de un nuevo software administrativo requiere un tiempo de implementación así como un tiempo de capacitación delo usuarios. La implementación requiere una parametrización para que el software responda a los requerimientos de cada empresa.

El tiempo de implementación es crucial y muchas veces puede convertirse en un cuello de botella antes de poder aprovechar al máximo el software. Por esta razón es importante que el software contratado te ofrezca un acompañamiento en la implementación.

Muchas soluciones en el mercado dejan mucho de la implementación a personas al interior de la compañía contratante. Lo que causa frustración y deja a las empresas sin mucho campo de acción. Por esto es importante siempre preguntar por estos tiempos y preferir las compañías que te hagan acompañamiento en este proceso.

4. Asegúrate de que sea un software con trayectoria.

La trayectoria, además de transmitir confianza resulta crucial en la implementación. Si la compañía de software que contratas conoce empresas similares, es probable que el tiempo de implementación sea más corto o que esta resulte más ágil.

Así mismo conocerá de primera mano los dolores de cabeza usuales en tu compañía y aportará soluciones prácticas desde el software. Podrá recomendarte soluciones personalizadas y sabré parametrizar el software planeando un buen funcionamiento y tomando en cuenta el crecimiento de la empresa.

5. Asegúrate de que tenga soporte uno a uno.

Después de la implementación y aunque exista una capacitación, siempre suelen surgir preguntas acerca del uso del software. Muchas compañías dejan a cargo del usuario la labor de buscar dentro de un blog o listado de preguntas frecuentes la solución.

Una asesoría uno a uno es una línea directa a la solución de cualquier inconveniente bien sea de tipo técnico o tecnológico. Este soporte implica un asesor disponible de forma directa, no la solución usual de contratar un call center donde la persona que responde quizá aún tenga dudas.

Ahora tienes mejores bases para elegir el software administrativo ideal. Te recomendamos conocer más acerca de nuestro software en este artículo: Software administrativo de Digidata, la mejor opción para la región. Creemos que tenemos mucho para dar.

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